그거 안 됩니다.
새로운 방식으로 바꾸자고 하면, 담당자는 먼저 안 된다고 말합니다. 정말 안 되는 것인지, 지금 방식에 너무 익숙해진 것인지 구분해야 합니다.
업무자동화.
대표님, 일 안 하는 그 직원 잘라버리세요.
업무부터 CUT
그 전에, 업무부터 자릅니다.
사람을 바꾸기 전에 일이 묶인 구조를 먼저 봅니다.
저희가 도와드리겠습니다.
다만 먼저 확인할 것은 직원 개인의 태도보다, 반복 업무가 사람 한 명에게 너무 많이 묶여 있는 구조입니다.
발주, 납기, 생산계획, 출하, 인보이스 대조처럼 매일 손으로 맞추는 구간을 먼저 드러냅니다.
그리고 대표님이 자르려던 사람 대신, 회사에서 먼저 잘라낼 일을 정리합니다.
제조업 구매·생산·운영 업무 자동화 전문
- 01고객사 발주서
- 02담당자 엑셀 정리
- 03ERP / 내부 양식 입력
- 04생산계획 공유
- 05출하·인보이스 확인
이 흐름에서 사람이 안 해도 될 일을 찾아냅니다.
반복 입력은 기계가
예외 판단은 사람이
BEFORE
사람이 매일 다시 맞추는 사무라인
AFTER
흐름이 보이는 운영 화면
PURCHASE
발주·납기·단가
PRODUCTION
생산계획·자재
SHIPPING
출하·물류
FINANCE
인보이스·정산
대표님 공감
대표님, 이런 말 자주 듣지 않으십니까?
회사를 바꾸려고 하면 내부에서는 늘 비슷한 말이 나옵니다. 이 말들이 자주 나오면 업무 구조를 먼저 봐야 합니다.
그거 하려면 비쌉니다.
정확히 알아보기도 전에 비용부터 걱정합니다. 하지만 반복 업무에 매달 쓰는 인건비와 시간은 이미 계속 나가고 있습니다.
지금 방식이 제일 낫습니다.
오래된 엑셀, 오래된 ERP, 오래된 메일 방식이 아직도 그대로 남아 있습니다. 익숙하다는 이유로 회사의 속도가 묶여 있을 수 있습니다.
이건 제가 알아서 합니다.
업무가 시스템에 남아 있지 않고 담당자 머릿속에만 남아 있습니다. 그 사람이 없으면 발주, 납기, 출하, 인보이스 흐름이 흔들립니다.
ERP랑 안 맞습니다.
ERP가 있어도 실제 업무는 여전히 엑셀, 메일, PDF, 카톡에서 다시 정리됩니다. ERP 문제가 아니라 ERP 밖에 남은 수작업이 문제일 수 있습니다.
바꾸면 더 복잡해집니다.
자동화가 복잡한 것이 아닙니다. 이미 복잡해진 업무를 특정 직원이 손으로 버티고 있는 경우가 많습니다.
핵심은 누가 문제인지가 아니라, 어떤 일이 회사 기준 없이 굴러가는지입니다.
운영현황 자동화 · 45초
대표님이 매번 물어보던 숫자를, 정해진 시간에 한 화면으로 모읍니다.
주문, 생산, 출하, 매출, 비용, 위험 건은 이미 회사 안에 있지만 ERP, 엑셀, 메일, 개인 파일에 흩어져 있습니다. 자동화는 이 숫자를 매일 다시 만드는 반복 작업을 줄입니다.
정시 자동보고 · ERP/엑셀/메일 취합 · 예외 건 표시 · 대표님용 운영현황
세부 업무 자동화 예시 · 45초
보고서를 만들던 시간이, 보고서가 도착하는 시간으로 바뀝니다.
ERP, 엑셀, 메일을 오가던 생산계획 보고서 작업을 실무자 PC에서 자동화 프로그램이 실행하는 장면으로 구성했습니다.
구형 ERP · 엑셀 보고서 · 자동 메일 발송 · 반복 입력 자동화
대표님이 얻는 것
사무라인이 정리되면 대표님이 다시 흐름을 봅니다.
목표는 화려한 시스템이 아닙니다. 대표님이 병목, 담당자 의존, 부서 간 숫자 차이를 바로 보는 구조입니다.
Gain 01
특정 직원에게 묶이지 않는 업무
개인 엑셀과 머릿속 기준에 남아 있던 업무를 회사 기준으로 정리합니다.
Gain 02
말이 아니라 데이터로 보는 현황
발주, 납기, 출하, 인보이스 흐름을 같은 기준으로 볼 수 있게 만듭니다.
Gain 03
새 직원을 뽑기 전 보는 구조
인원 충원 전에 업무량 자체를 줄일 수 있는지 판단합니다.
Gain 04
인수인계가 쉬운 회사
담당자가 바뀌어도 흐름이 끊기지 않도록 업무 기준과 예외 기준을 남깁니다.
대표님 관점
현황을 묻는 회사에서, 현황을 보는 회사로.
자동화 가능한 업무
이런 업무부터 자동화할 수 있습니다.
부서별로 시작점이 다릅니다. 먼저 가장 자주 막히는 업무 하나를 잡아 작은 성과를 만듭니다.
구매팀
발주·납기·단가 확인 업무를 줄입니다.
- 발주서 자동 생성
- 협력사별 발주 메일 자동 발송
- 납기 회신 취합
- 단가표 비교
생산관리팀
주문, 자재, 생산계획을 같은 기준으로 정리합니다.
- 생산계획 엑셀 정리
- 주문별 생산 가능 여부 확인
- 자재 필요 수량 정리
- 납기 지연 위험 표시
출하·물류
출하 요청, 포장명세서, 납품 일정 업무를 줄입니다.
- 출하 요청서 생성
- PL / Packing List 정리
- 거래처별 출하 현황 관리
- 납품 일정 알림
회계·관리
인보이스, 거래명세서, 청구 내역을 자동으로 정리합니다.
- 인보이스 정보 추출
- 거래명세서 정리
- 청구 내역 비교
- 수량·단가 불일치 표시
Before / After
자동화하면 일이 빨라지는 것보다, 없어지는 일이 생깁니다.
기존 방식을 빠르게 하는 것보다 중요한 건, 굳이 하지 않아도 되는 절차를 없애는 것입니다.
| 기존 방식 | → | 자동화 후 |
|---|---|---|
| 고객사 발주서를 사람이 확인 | → | 필요한 항목 자동 추출 |
| 엑셀에 다시 입력 | → | 내부 기준 데이터로 자동 변환 |
| 구매팀·생산관리팀 자료가 다름 | → | 같은 기준의 현황 공유 |
| 납기 변경을 사람이 추적 | → | 변경·지연 건 자동 표시 |
| 인보이스를 하나씩 대조 | → | 수량·단가 불일치 자동 표시 |
| 보고서를 매번 작성 | → | 정해진 형식으로 자동 생성 |
| 모든 건을 사람이 확인 | → | 예외 건만 사람이 판단 |
반복 입력은 기계가 하고, 사람은 확인과 판단에 집중해야 합니다.
대표님 사무라인 진단
우리 회사에서 사람이 안 해도 될 일을 찾아드립니다.
바로 개발하지 않습니다. 실제 자료와 처리 순서를 보고 진단표, 우선순위, 1차 구축 범위를 정리합니다.
DIAGNOSIS TABLE
자료·담당자·예외를 한 장에 펼칩니다.
Diagnosis Map
진단은 업무를 네 칸으로 나누는 일입니다.
01
자료 유입
메일엑셀ERP 출력
02
사람 처리
복사재입력대조
03
예외 판단
단가 차이납기 변경수량 불일치
04
자동화 후보
문서 생성현황판알림
진단에서 확인하는 것
- 01자료가 어디서 들어오는지 봅니다
- 02누가 같은 데이터를 다시 입력하는지 봅니다
- 03특정 직원에게 묶인 업무를 찾습니다
- 04부서별 데이터가 어디서 달라지는지 봅니다
- 05ERP 밖에 남아 있는 수작업을 찾습니다
- 06자동화하면 사라질 수 있는 업무를 찾습니다
- 07사람이 판단해야 할 예외를 분리합니다
진단 결과물
- 자동화 후보 업무 리스트
- 반복 입력 구간 정리
- 1인 의존 업무 지도
- 부서 간 데이터 불일치 지점
- 예상 절감 시간
- 자동화 우선순위
- 1차 구축 견적
- 대표님용 요약 리포트
왜 iGEM STUDIO인가
제조업 현장을 아는 자동화 팀입니다.
자동화는 툴 문제가 아니라 운영 이해의 문제입니다. 양식, 거래처 응답, 부서 기준, 예외 처리까지 같이 봐야 실제로 씁니다.
Our View
보기 좋은 툴
→매일 쓰는 흐름
표준 기능
→거래처별 예외
한 번 구축
→작게 쓰고 확장
FIELD OPS
툴보다 먼저 현장 흐름을 봅니다.
01
제조업 실무를 이해합니다
발주서, 인보이스, PL, 생산계획처럼 실제로 오가는 문서와 기준을 봅니다.
02
협력사 현실을 압니다
거래처마다 다른 양식과 답변 속도, 부서별 기준 차이를 전제로 자동화 범위를 잡습니다.
03
보기 좋은 시스템보다 실제 운영을 봅니다
담당자가 매일 쓰기 어렵다면 좋은 자동화가 아닙니다. 실제 업무 데이터와 예외 상황까지 보고 운영 가능한 구조로 만듭니다.
04
작게 시작해 확장합니다
처음에는 작은 업무 하나로 시작하고, 효과가 확인되면 부서 단위로 넓힙니다.
05
사람과 시스템의 역할을 나눕니다
사람이 판단해야 하는 일과 시스템이 반복 처리해야 하는 일을 분리해 업무 기준을 다시 세웁니다.
대표님 체크
이 장면이 익숙하면 진단 대상입니다.
적용 가능한 회사
이런 회사라면 먼저 진단해볼 만합니다.
진단 신호등
ERP/있는데 엑셀도 많음
담당자/없으면 흐름이 멈춤
대표님/현황을 매번 물어봄
하나라도 익숙하면, 사람 문제가 아니라 구조 문제일 수 있습니다.
ERP는 있지만 엑셀이 여전히 많은 회사
ERP 없이 엑셀로 관리하는 회사
오래된 담당자에게 업무가 묶인 회사
대표가 직접 현황을 물어봐야 하는 회사
내부 개선이 계속 미뤄지는 회사
발주·납기·출하·인보이스 흐름이 자주 엇갈리는 회사
진행 방식
현장을 먼저 보고, 실제로 쓸 수 있게 만듭니다.
FIELD FIRST
현장을 보고, 종이와 엑셀을 따라갑니다.
Process Map
진행 방식은 복잡하지 않게, 눈에 보이게.
01통화→
02자료→
03흐름→
04후보→
05리포트→
06구축✓
대표님은 매 단계에서 “무엇을 줄일지”만 판단할 수 있게 정리해서 봅니다.
Step 01
10분 사전 통화
현재 가장 불편한 업무와 반복되는 흐름을 먼저 확인합니다.
Step 02
자료 확인
엑셀, 메일, 문서, ERP 출력 자료처럼 실제 쓰는 자료를 기준으로 봅니다.
Step 03
업무 흐름 진단
어디서 다시 입력되고, 어디서 사람이 확인하고, 어디서 예외가 생기는지 정리합니다.
Step 04
자동화 후보 선정
효과가 빠르고 구현 가능성이 높은 업무부터 우선순위를 잡습니다.
Step 05
대표님용 리포트 제공
자동화 후보, 예상 효과, 1차 구축 범위를 대표님이 판단할 수 있게 정리합니다.
Step 06
1차 자동화 구축
합의된 범위부터 작게 구축하고 실제 업무 데이터로 테스트합니다.
서비스 패키지
처음에는 작게, 효과가 보이면 더 깊게 자동화합니다.
SCOPE LADDER
작게 시작해서 사무라인까지 갑니다.
Scope Ladder
처음부터 크게 만들지 않습니다.
01
진단
02
단일 업무
03
부서 단위
04
사무라인 리셋
Package 01
대표님 사무라인 진단
우리 회사에서 사람이 하고 있는 기계의 일을 찾아냅니다.
- 업무 인터뷰
- 엑셀·문서·ERP 출력 자료 확인
- 반복 업무 목록화
- 자동화 우선순위 제안
Package 02
단일 업무 자동화
가장 반복되는 업무 하나부터 자동화합니다.
- 업무 흐름 정리
- 자동화 시나리오 설계
- 자동화 구축
- 사용 가이드
Package 03
부서 단위 자동화
한 부서의 반복 업무를 묶어서 자동화합니다.
- 부서 업무 흐름 분석
- 데이터 기준 정리
- 예외 처리 기준 설계
- 담당자 교육
Package 04
제조업 사무라인 리셋
주문부터 생산·출하·청구까지 이어지는 사무 흐름을 정리합니다.
- 표준 데이터 항목 설계
- 부서별 현황판 또는 리포트
- 자동 문서 생성
- 후속 개선 계획
익명 사례
고객명보다 중요한 것은 문제 유형입니다.
고객사의 내부 정보는 공개하지 않습니다. 사례는 업종과 문제 유형 중심으로만 소개합니다.
Case 01
제조업체 사무라인 자동화
고객사별 문서 양식과 내부 정리 기준이 달라 반복 확인이 많았던 업무를 입력 데이터와 예외 판단으로 분리했습니다.
Case 02
여행사 운영 자동화
문의, 예약, 상품 정보, 고객 응대가 여러 채널에 흩어져 있던 흐름을 정리하고 반복 확인 업무를 줄였습니다.
Case 03
복잡한 구매 업무 기반 자동화 경험
발주, 인보이스, 생산계획 데이터가 여러 기준으로 확인되는 업무를 처리 기준과 예외 기준으로 나눴습니다.
FAQ
대표님들이 자주 묻는 질문
ERP를 새로 바꿔야 하나요?+
아닙니다. 기존 ERP를 무리하게 바꾸지 않고, ERP 밖에 남아 있는 엑셀·메일·문서 흐름부터 봅니다.
ERP가 없는 제조업체도 가능한가요?+
가능합니다. 엑셀로 관리하는 회사일수록 반복 업무와 기준 차이가 분명해 빠르게 시작할 수 있는 경우가 많습니다.
직원들이 반대하면 어떻게 하나요?+
반복이 많고 효과가 빠른 업무 하나부터 시작합니다. 담당자가 실제로 덜 힘들어지는 구조를 보여주면 내부 저항도 줄어듭니다.
특정 직원에게 업무가 너무 묶여 있는데, 이것도 해결할 수 있나요?+
진단 과정에서 개인 엑셀, 개인 기준, 예외 처리 방식을 확인하고 회사 기준으로 옮길 수 있는 부분을 분리합니다.
회사 자료를 외부에 보여주는 게 걱정됩니다.+
처음에는 샘플 자료와 업무 흐름만으로도 자동화 가능성을 확인할 수 있습니다. 민감한 정보는 가리고 공유해도 됩니다.
바로 개발부터 시작하나요?+
먼저 진단합니다. 어떤 업무가 반복되고, 어떤 업무부터 자동화하면 효과가 빠른지 확인한 뒤 개발 범위를 정합니다.
직원 수를 줄일 수 있나요?+
목표는 사람을 줄이는 것이 아니라 사람이 안 해도 될 일을 줄이는 것입니다. 남는 시간은 예외 판단, 개선, 고객 대응에 쓰게 만드는 것이 핵심입니다.
Before
사람에게 묶인 일
CUT
After
대표님이 보는 흐름
대표님, 자를 사람보다 먼저 자를 일을 찾으세요.
지금 방식이 답답하다면 먼저 사무라인을 진단해보세요. 어디부터 줄일지 대표님이 판단할 수 있게 정리해드립니다.