고객사별 발주서 양식이 다릅니다
메일, PDF, 엑셀, 포털에서 받은 정보를 담당자가 내부 양식으로 다시 정리합니다.
수발주·거래명세서 업무 개선
수발주 업무, 먼저 흐름부터 봅니다.
고객 발주서가 들어온 뒤 품번, 재고, 생산 가능일, 납품 회신까지 사람이 엑셀로 맞추고 있다면 그 흐름부터 줄여야 합니다.
- 수발주프로그램 검토
- 발주서·거래명세서 자동화
- 메일·엑셀·ERP 흐름 확인
검색어 뒤의 실제 고민
“수발주프로그램”을 찾는 이유는 보통 반복 확인을 줄이기 위해서입니다.
실제로는 발주 접수, 품번 매칭, 납기 회신, 거래명세서 작성, 수량·단가 확인을 더 안정적으로 처리하고 싶은 경우가 많습니다.
납기 회신을 사람이 계속 확인합니다
협력사 회신과 생산 가능 일정을 비교해 변경된 건을 다시 표시합니다.
거래명세서와 ERP 값이 다릅니다
품목명, 수량, 단가, 출하일이 맞는지 월말마다 사람이 대조합니다.
iGEM 방식
현장 양식과 예외 기준을 먼저 듣고, 필요한 자동화만 붙입니다.
새로운 화면을 먼저 제안하기보다 담당자가 실제로 받는 발주서, 쓰는 엑셀, 확인하는 ERP 화면을 기준으로 반복 확인과 예외 판단을 나눕니다.
- 01
자료 흐름 확인
발주서, 메일, 거래명세서, ERP 출력 자료를 함께 봅니다.
- 02
내부 기준 정리
품목 코드, 수량, 단가, 납기, 거래처 기준을 정리합니다.
- 03
반복 업무 자동화
추출, 입력, 대조, 문서 생성을 자동화합니다.
- 04
예외 표시
수량·단가·납기 차이처럼 사람이 봐야 하는 건만 표시합니다.
개선 전후가 이렇게 달라집니다.
| 현재 방식 | 개선 후 |
|---|---|
| 고객사 발주서를 사람이 열어 항목 확인 | 필요 항목을 자동 추출하고 내부 기준으로 정리 |
| 거래명세서를 양식별로 다시 작성 | 거래처별 양식에 맞춰 자동 생성 |
| 수량·단가 차이를 월말에 발견 | 차이가 나는 건을 처리 시점에 표시 |
자주 묻는 질문
이미 ERP가 있는데 수발주 자동화가 필요한가요?
ERP가 있어도 고객사 발주서, 이메일, 엑셀, 거래명세서 양식 사이에서 사람이 반복 확인하는 흐름이 남아 있다면 자동화할 수 있습니다.
거래처마다 양식이 다른데 자동화가 가능한가요?
가능합니다. 다만 처음에는 자주 들어오는 양식과 예외 케이스를 분리하고, 반복되는 기준부터 자동화합니다.
수발주프로그램을 새로 만드는 건가요?
필요하면 프로그램 형태로 만들 수 있지만, 먼저 현재 업무 흐름을 진단한 뒤 엑셀 자동화, RPA, API, 내부 도구 중 맞는 방식을 선택합니다.
수발주와 거래명세서 업무, 어디서 다시 확인이 반복되는지 먼저 보겠습니다.
발주서 샘플, 거래명세서 양식, ERP 출력 자료가 있다면 진단 속도가 빨라집니다.